一、公文收发处理的基本要求
1、本公司的所有公文入口必须在办公室，由办公室专人管理。
2、做好文件的收发、登记、编号、送批、传阅、催办、回收、立卷、存档工作。上级文件做到当天到、当天处理，不丢失、不延误、不漏办。
3、发送文件要履行签字手续，对领导签发的急件，随签随办。
4、文件按指定的范围、对象阅读、严防失密、泄密。
5、做好各种会议材料的回收、保管、立卷工作。
二、收文
1、登记。负责公文收发的人员就公文的特征和办理情况进行记载。登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。
2、拟办。纸质版公文收到后及时送主要领导批示。电子版公文由拟办员直接在交换系统上转发。
3、传阅。办公室根据主要领导批示，对需要传阅的公文及时组织传阅。文件阅后，阅者要签上自己的名字和阅文时间。办理纸质版公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。
4、承办。承办科室接到公文后，要认真及时办理。凡办毕的公文，承办科室要及时向分管部长汇报，并把办毕的纸质版公文及时送回办公室。
三、发文
1、公文起草。⑴凡以公司名义制发的文件，均按业务范围，由有关科室拟稿。⑵文件首页一律采用拟稿纸，横排书写，在左侧装订。⑶起草文件应写明标题、抄送单位。注明文件编号、机密程度、打印份数、分发范围等。⑷拟文要求简明扼要、文理通顺，文字和标点符号清楚，事实、引文和数字准确无误。⑸文件起草和签名要用钢笔或毛笔，不得使用铅笔或圆珠笔。
2、公文签发、打印。⑴发文要经负责起草的科室负责人审核，涉及到领导小组成员要传阅，由法人代表审批签发。未经领导签发的文件不能生效，办公室不予受理盖章、打印。⑵发文由办公室统一负责登记编号。⑶涉及到多部室联合发文的，由主办部室送有关领导会签。⑷签发后的文件需以纸质版形式发送的，由主办部室送文印室打印，主办部室负责校对。应以电子版形式发送的，交公司档案员在交换系统上发送。⑸印制公文应当做到准确、及时、规范、安全、保密。印制格式按照《国家行政机关公文处理办法》的相关规定。⑹纸质版公文由主办部室负责装订、分发。并将原件及文件二份送办公室存档，送相关领导各一份。电子版公文由公司档案员负责在交换系统内归档。
